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Mejora de Sistema electrónico para Reclutamiento
Mayo 2019
Aplicación de encuesta y análisis de resultados
I. Misión General
El enfoque de la investigación es sobre el proceso de registro de información en sistemas actuales y mejoras potenciales al proceso establecido de registro y flujo de reclutamiento.
II. Objetivo Principal
Proporcionar un ambiente funcional para el seguimiento, desde candidatos potenciales hasta empleados que dejan la empresa, para los diferentes tipos de departamentos administrativos y operativos en cualquier empresa.
III. Objetivos Generales
Los siguientes son objetivos generales que se desean lograr enfocando la información recabada con la encuesta implementada.
- Permita la manipulación de información de manera general con accesos multinivel.
- Proporcione un ambiente simple y rápido para el usuario final que le permita trabajar con al información del sistema sin importar el departamento donde se encuentre, removiendo parte de la responsabilidad de la manutención del sistema al departamento de Reclutamiento.
- Pueda permitir el acceso desde cualquier punto sin importar el tipo de conexión con que cuenten los usuarios finales. Esta facilidad es muy necesaria cuando se tienen diversos sitios que no están interconectados directamente por un enlace y requieren salir a Internet para poder manipular la información.
- Permita la visualización y manipulación de información entre los diversos departamentos en la empresa que requiera de realizar estas tareas.
IV. Análisis de Información
IV.I Funcionalidad del Sistema
Cualquier departamento requiere manejar herramientas útiles y eminentemente prácticas, por esto es necesario comprender la opinión del personal y como consideran que su sistema actual funciona.
¿Consideras que el sistema actual de registro de información es funcional?
Resultados del análisis
2.3 como calificación promedio
Conclusión
Podemos concluir que Reclutadores pueden trabajar tranquilamente con el sistema, sin embargo la calificación que se le otorga no es buena. Desde las áreas de RRHH y producción las calificaciones son baja lo cual indica que no es un sistema funcional.
IV.II Confiabilidad del Sistema
Pregunta planteada
¿Consideras que el sistema actual de registro de información es confiable?
Resultados del análisis
2.6 como calificación promedio
Conclusión
En general el sistema se podría mirar como un sistema confiable debido a que las notas están de cierta manera parejas, sin embargo, el puntaje recibido no es favorable en general. Teniendo como uno de los más bajos a dos reclutadores.
IV.III Versatilidad del Sistema
Pregunta planteada
¿Consideras que el sistema actual de registro de información es versátil?
Resultados del análisis
1.3 como calificación promedio
Conclusión
Las calificaciones son demasiado bajas en el aspecto de versatilidad lo cual indica que esta es una de las áreas con mayor oportunidad de mejora en todos los aspectos. Desde reclutamiento, pasando por RRHH y hasta producción la calificación para versatilidad del sistema muestra carencias fuertes que se reflejan negativamente en estos resultados.
IV.IV Segmentación de Información por departamento
Pregunta planteada
¿Tiene el sistema actual un punto central donde se mantenga la información por departamento actualizada?
Resultados del análisis
1.7 como calificación promedio
Conclusión
En base a los resultados de la encuesta el sistema carece de una segmentación funcional de información por departamento. Donde se puede observar mayor necesidad de segmentación es en el área de Reclutamiento y Producción. A pesar de que las calificaciones se mantienen parejas, estas no son buenas. Están a un paso de ser malas, este es otro punto de enfoque para mejora.
IV.V Generación de reportes
Pregunta planteada
¿Tiene el sistema actual manera de generar reportes fácil y rápidamente cada vez que se requiera y sobre la información que se necesite?
Resultados del análisis
1.9 como calificación promedio
Conclusión
El reporteador funciona de buena manera para el administrador de flujo de trabajo y para el reclutador de campo, esto causa una pregunta muy interesante. Mientras que en las otras áreas que son reclutamiento, recursos humanos y producción se ve una carencia de funcionalidad para la generación de reportes.
Esto indica que los módulos usados por administración de flujo y reclutamiento de campo funcionan adecuadamente.
Tomando en cuenta la mayoría de las calificaciones recaudadas, podemos entender que una remodelación de la sección para generar reportes es necesaria y en base a las necesidades que resulten de estos departamentos.
IV.VI Sincronía de información entre departamentos
Pregunta planteada
¿El sistema actual permite la sincronía de información entre otros sistemas de otros departamentos?
Resultados del análisis
1 como calificación promedio
Conclusión
El análisis arrojó un número sólido y este es el más bajo. Nos indica que el sistema carece en su totalidad de una sincronía de información interdepartamental. Consideran que es malo no tener esta sincronía, de no ser así, habíamos observado otro tipo de calificaciones.
Teniendo esto en mente, es necesario enfocar esfuerzos y generar un módulo para sincronizar información entre departamentos de reclutamiento, recursos humanos y producción.
IV.VII Manipulación de información interdepartamental
Pregunta planteada
¿El sistema actual permite a otros departamentos actualizar el estatus de cada candidato?
Resultados del análisis
2 como calificación promedio
Conclusión
El resultado no es malo en general pero tampoco es bueno. Los puestos de reclutamiento están dando una calificación buena a la manipulación de datos entre departamentos, sin embargo, las áreas de administración de flujo y reclutamiento de campo no tienen la misma facilidad para realizar estas tareas.
Los departamentos de recursos humanos y producción indican que tampoco sus áreas pueden trabajar sin problemas con la información en el sistema.
Es necesario revisar las necesidades de las áreas de administración de flujo, reclutamiento de campo, recursos humanos y producción para poder mejorar la manipulación de información interdepartamental.
IV.VIII Módulo para la medición de Satisfacción
Pregunta planteada
¿Crees que un módulo público debería de ser implementado para medir la satisfacción del cliente final sobre el servicio del departamento de reclutamiento?
Resultados del análisis
4.2 como calificación promedio
Conclusión
De acuerdo a las mediciones que tenemos se entiende que las diversas áreas consideran que es necesaria la implementación de un módulo para medir la satisfacción del cliente final sobre el servicio que el departamento de reclutamiento está brindando.
IV.IX Funcionalidad de la información ingresando a sistema
Pregunta planteada
¿Consideras que la información que se alimenta al sistema es la adecuada para determinar si el candidato es apto para algún departamento?
Resultados del análisis
3.2 como calificación promedio
Conclusión
Las diferentes áreas concluyeron que es bueno el tipo de información que está ingresando al sistema. Las áreas que requieren una mejora o cambio en el tipo de información que ingresa, ya sea por que no se está pidiendo o no hay un espacio para colocarse, son reclutamiento de campo y supervisión de producción.
IV.X Preguntas Adecuadas para filtrar candidatos por departamento
Pregunta planteada
¿Consideras que es necesario implementar un módulo que tenga las preguntas adecuadas para filtrar candidatos por departamento?
Resultados del análisis
4.8 como calificación promedio
Conclusión
Hay un acuerdo general sobre este tema. Es por esto que es necesario enfocar esfuerzos para poder mejorar o agregar el módulo que permita tener un banco de preguntas que se utilicen para filtrar al candidato de acuerdo a los requisitos de la empresa y por departamento.
V. Conclusiones
Hay variedad de opiniones en cada uno de los puntos que se analizaron. Esta variedad se muestra dentro y fuera del departamento de reclutamiento.
Este tipo de comportamiento dentro de un departamento es indicativo de que el sistema no es necesariamente funcional por igual para cada área del mismo. Por esto se necesita revisar cada punto débil y analizar los requisitos por cada departamento y áreas para poder desarrollar un sistema que funcione adecuadamente.
Los usuarios del sistema consideran importante la mejora de los siguientes puntos:
- Creación de un módulo para la medición del servicio otorgado por el departamento de reclutamiento a sus diversos clientes.
- Mejora de la sincronía entre sistemas de reclutamiento, recursos humanos y producción.
- Que el sistema permite tener filtros por departamento para los candidatos que se están entrevistando.
- Mejorar la versatilidad del sistema.
Se encontró que:
- A pesar de ser el mismo departamento, cada área tiene diversos puntos de vista sobre la manejabilidad del sistema y la información en este.
- El sistema es considerado confiable a pesar de la falta de sincronía entre departamentos y el alcance limitado que este tiene.
- La generación de reportes afecta a la mayoría de las áreas con excepción de administración de flujo y reclutamiento de campo.
Debido a las observaciones que tenemos a partir de las encuestas será necesario realizar un análisis por departamento y por áreas dentro del mismo previo a cualquier diseño de módulos nuevos o mejoras a módulos existentes.
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